WIKS Dokumentasjonsmodul består av overordnede kategorier for internkontroll. Hver kategori er typisk et stort dokument/en publikasjon som inneholder policyer, retningslinjer, prosedyrer, rutiner, skjema, rapporter, erklæringer og annet. For å hindre at hele dokumentet må oppdateres og gjennomgås hver gang det skjer en endring er hele kategorien delt opp i kapitler (hvert element) slik at endringer, oppdateringer og påminnelser kun varslet dem som har direkte interesse eller ansvar for det aktuelle kapittelet. På denne måten vil en kunne unngå informasjonsoverflyt. Alle elementer er gruppert i nivåer etter del og deretter kapittel.
Varsler og påminnelser
Ved hjelp av arbeidsflytprosesser vil alle kapitler/elementer forkant av at de må oppdateres sende ut varsler (30 dager før, og 7 dager før, men som kan justeres), ved utløp samt sende ut remindere hver måned hvis elementet går ut over utløpsdatoen. På denne måten vil de rette personer underrettes til riktige tidspunkter slik at frister overholdes og dokumentasjonen følgelig vil være oppdatert og gyldig.
Godkjenning og versjoner
Det kan velges å ta i bruk hovedversjoner alene eller både hovedversjoner og underversjoner (kladder). Når et dokument i dokumentasjonslistene er endret vil det måtte godkjennes for å vises. Hvis en har bruk av underversjoner vil de legges som kladder i listene. Hvem som skal kunne se disse kladdene kan defineres for hver liste (kun dem som har publisert kladdene, de som kan redigere elementer, eller alle brukere). For å publisere en hovedversjon (eks. 2.0) må dokumentet godkjennes av en som har godkjenningsrettigheter. I WIKS vil det registreres en godkjenner i hvert element som vil få varsel når det ligger elementer som venter godkjenning.
Versjonshistorikk
Tilgang til tidligere versjoner av dokumenter
Hvis du konfigurerer lister eller biblioteker på Mitt område til å spore versjoner av listeelementer eller filer, kan du vise versjonshistorikken. Versjonshistorikken inneholder informasjon om når elementet eller filen ble endret, og hvem som foretok endringen. I biblioteker kan versjonshistorikk også inneholde kommentarer andre har lagt inn om endringene sine.
Versjonshistorikken inneholder også endringer i egenskaper (metadata). Eksempler er når noen endrer navnet på personen som listeelementet er tilordnet til, eller når filen forfaller. Dokumentbibliotekene kan spore hovedversjoner, for eksempel versjoner der en ny inndeling ble lagt til i et dokument, og underordnede versjoner, for eksempel versjoner der en stavefeil ble korrigert. Hvis du vil vise versjonshistorikken, må du ha tillatelse til å lese elementer i bibliotekene.
Check-in check-out
Check-in/check-out funksjonaliteten er laget for å forhindre at flere brukere jobber på samme dokument samtidig. Dette kan aktiveres individuelt for hvert bibliotek/liste. Denne funksjonen kan ses på som et elektronisk arkivskap; Når en skal jobbe med et dokument tar en det ut av arkivskapet, altså ”check-out”. Når en er ferdig å endre/bruke dokumentet legger en det tilbake igjen i arkivskapet; noe som tilsvarer ”check.in” funksjonen i biblioteket/listen. Hvis et dokument åpnes i office vil en få valg for check-in check-out i det en åpner eller stenger dokumentet.
|
